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COMMENT AMÉLIORER VOTRE PRODUCTIVITÉ AU TRAVAIL

Cherchez-vous des moyens d’améliorer votre productivité au travail? Si vous l’êtes, c’est un indicateur que vous vous souciez de la qualité et que vous tenez au facteur temps. Ces deux qualités se retrouvent chez les bons leaders et peuvent vous aider à obtenir une promotion.

Notre guide en 10 étapes vous aide à transformer votre journée de la réactivité (où vous réagissez simplement à tout ce qui se passe dans la journée) à la proactivité (où vous prenez le contrôle de vos tâches et prévoyez du temps supplémentaire pour gérer les tâches de votre journée vous ne pouvez pas contrôler). Être proactif est la clé pour augmenter votre productivité.

Les leaders proactifs sont moins submergés, plus stables sur le plan émotionnel et lucides. Ils inspirent leurs subordonnés et gagnent la confiance de leurs supérieurs. Ces types de dirigeants accèdent à des postes de direction et peuvent lancer des entreprises de plusieurs millions de dollars. Bien que tout le monde ne puisse devenir PDG, chaque personne peut apprendre les étapes pour être proactif plutôt que réactif.

 

Un guide en 10 étapes pour être proactif dans votre travail
Voici un rapide aperçu des 10 étapes. N’hésitez pas à passer à des étapes spécifiques pour plus d’informations.

1-Pensez à votre temps comme de l’argent
2-Lot lorsque approprié
3-Pensez au processus pour les tâches qui ne devraient pas être mises en lot
4-Construire des listes (hiérarchiser)
5-Budget de votre temps
6-Prendre des mini pauses
7-Prenez de grandes pauses
8-Apprendre une nouvelle technologie
9-Apprenez à connaître votre équipe, puis déléguez
10-Faites les choses difficiles en premier

 

1. Pensez à votre temps comme de l’argent

Le temps est un tapis roulant qui ne s’arrête jamais. Avant de vous en rendre compte, des heures se sont écoulées sans que vous n’ayez récolté la récompense souhaitée. Dépenser de l’argent ne se produit que lorsque nous l’utilisons. Le temps passe que vous l’utilisiez ou non.

En matière de productivité, la principale différence entre les personnes proactives et réactives réside dans la manière dont elles perçoivent le temps. Vous avez besoin de temps pour atteindre les jalons du projet, tout comme pour le sommeil, l’organisation, les relations, etc. Ceux qui considèrent le temps comme de l’argent dépensé sont bien en avance sur ceux qui ne le font pas.

2. Lot lorsque approprié

L’un des plus gros gaspilleurs de temps de nos jours est constitué par les choses isolées et ennuyeuses telles que la vérification des courriels, la messagerie vocale ou le classement sur papier. Ces tâches ne sont essentielles à aucun processus clé de votre travail, mais elles sont importantes et doivent être accomplies.

Il est tentant de sauter sur ces tâches dès qu’elles se produisent (en réagissant). Au lieu de cela, considérez ces tâches comme une tâche que vous avez ménagée à une heure précise de la journée. Par exemple, certaines personnes se font un devoir de vérifier et d’organiser leur boîte de réception deux fois par jour: une fois à 10h et une fois à 15h.

Le dosage est parfait pour deux raisons:

Il vous permet de «prendre des mesures» et d’accomplir ces tâches plus rapidement, car vous les avez groupées.
Cela vous permet de ne pas vous soucier de ces tâches jusqu’à l’heure indiquée. En d’autres termes, vous avez éliminé de manière proactive les distractions tout au long de votre journée de travail.

3. Réfléchissez au processus à suivre pour les tâches qui ne devraient pas être mises en lots

Il y a certaines choses au travail que vous ne devriez jamais essayer de traiter par lots. Ce sont des tâches qui ont ou sont des contingences. Quelles sont les contingences?

Une éventualité signifie simplement qu’une tâche doit être accomplie avant qu’une autre tâche puisse être accomplie. La gestion d’un processus est très différente des lots de tâches isolées redondantes. Si vous êtes trop en avance ou trop en retard sur un ensemble de tâches au sein d’un processus, votre productivité est effondrée.
Si une affectation frappe votre bureau et que vous attendez une éventualité (c’est-à-dire que vous attendez que l’autre remplisse sa tâche avant de faire la vôtre), réfléchissez à la question de savoir si cette tâche a du sens ou non. Une fois que l’éventualité est remplie (la personne derrière vous termine son travail), devrez-vous refaire votre part parce que vous avez mis « la charrue avant les boeufs? »

De plus, si une affectation frappe votre bureau et que vous êtes l’éventualité de la personne suivante dans le processus, ne tardez pas. D’autres vous attendent et vous ne voulez pas les ralentir.

Ces idées de contingence et de processus sont des concepts importants pour les responsables de projet. Cependant, si vous n’êtes pas chef de projet et que vous souhaitez en être un, vous pouvez commencer à apprendre ces principes maintenant. Comprenez quelle est la situation dans son ensemble et où vous vous trouvez dans le processus. Prenez votre rôle au sérieux et offrez votre soutien à ceux qui gèrent vos éventualités et à ceux pour qui vous êtes l’éventualité.

Pour une étude plus approfondie du processus et des imprévus, lisez le livre intitulé L’objectif: un processus d’amélioration continue de Eliyahu Goldratt.

 

4. Construire des listes

L’établissement de listes est l’un des meilleurs outils proactifs disponibles, car il vous apprend à hiérarchiser:

Avant de vous installer pour commencer votre travail de la journée, dressez une liste des tâches les plus importantes dont vous avez besoin pour accomplir cette journée. Cette liste de tâches sera effectuée si tout le reste échouait.
Deuxièmement, dressez une liste de choses qu’il serait idéal de terminer aujourd’hui, mais qui ne sont pas aussi essentielles que les tâches de votre première liste.
Enfin, dressez une liste des choses que vous aimeriez voir avancer pour le lendemain, si votre emploi du temps vous le permet.

5. Budget de votre temps

La plupart des gens «sautent le pas» et imposent la budgétisation du temps aux étapes 1 ou 2. Cela n’est pas réaliste, à moins d’avoir déjà établi des habitudes de traitement par lots, de réflexion sur les processus et de hiérarchisation. Vous ne devriez jamais construire un budget que vous ne pouvez pas respecter.

Au fur et à mesure que vous maîtriserez mieux les étapes 2 à 4, commencez à noter la durée réelle de votre travail et les tendances qui se dessinent dans votre routine quotidienne. Une fois que vous pouvez identifier une routine saine, appliquez-la en créant un calendrier.

Cet horaire quotidien vous apprend à gérer votre temps. Certaines parties de votre journée peuvent sembler différentes d’un jour à l’autre, et d’autres seront sensiblement les mêmes. Dans les deux cas, disposer d’un emploi du temps précis vous permettra de choisir les heures de la journée qui vous conviennent le mieux pour certaines tâches. Cela vous aidera à éliminer les distractions et à vérifier votre capacité à cocher vos tâches prioritaires sur votre liste, tout en vous laissant le temps d’avancer sur les jalons futurs.

 

6. Faites des mini pauses

Combien de temps dure votre focus optimal? Pouvez-vous aller 30 minutes ou une heure avant que votre cerveau commence à errer désespérément? Souvent, votre cerveau essaie de vous dire de faire une pause. Et si vous ignorez les demandes de repos de votre cerveau, votre travail deviendra de plus en plus lent et morne tout au long de la journée.

Prévoyez plutôt de prendre des mini pauses tout au long de la journée. Votre pause peut être aussi simple que de faire une promenade de 2 minutes, d’aller à la fontaine d’eau, de prendre une tasse de café ou de faire autre chose qui donne à votre cerveau une pause de quelques minutes. Si vous prenez ces pauses, vous ferez plus en moins de temps, ce qui ajoutera une autre étape proactive à votre journée de travail.

7. Faites de grandes pauses


Après tant d’heures, les mini pauses ne fonctionneront plus pour vous. Prévoyez plutôt des pauses de 15 à 30 minutes après quelques heures de travail ciblé. Pour beaucoup de gens, leurs employeurs limitent quand et comment ils prennent des pauses. Si cela est vrai pour vous, assurez-vous de collaborer avec votre employeur pour répondre à vos besoins.

Si vous envisagez de faire quelque chose que vous aimez pendant ces pauses plus longues, cela vous aidera à les attendre. Ne soyez pas tenté de travailler pendant ces pauses, surtout si votre employeur vous encourage à les prendre.

8. Apprendre les nouvelles technologies

Une grande partie de ce que vous faites est très probablement effectuée plus rapidement et mieux à l’aide de logiciels et d’applications de productivité. Le problème, bien sûr, est d’apprendre à utiliser ces nouveaux outils technologiques. Pour beaucoup de gens, maîtriser un nouveau logiciel est une tâche fastidieuse au début. Mais avec détermination et pratique, ce qui prenait 15 minutes peut maintenant être complété en un simple clic, et des projets entiers qui prenaient des mois prennent maintenant quelques jours.

Examinez cette liste d’applications de productivité et d’outils de productivité pour voir quels programmes fonctionneraient le mieux pour améliorer votre flux de travail. Ensuite, réservez quelques heures chaque semaine pour apprendre de nouveaux outils. Ensuite, votre superviseur sera surpris de votre performance et vous demandera peut-être de diriger de nouveaux projets.

9. Apprenez à connaître votre équipe, puis déléguez

Vous ne pouvez pas tout faire vous-même. Mais même si vous pensez que vous le pouvez, vous ne devriez pas essayer de tout faire vous-même. Si vous travaillez en équipe, il se peut que vous ne connaissiez pas les membres de votre équipe aussi bien que vous pensiez le savoir. Prendre un peu de temps pour apprendre à les connaître contribuera grandement à améliorer vos compétences et à déléguer des tâches pour lesquelles ils sont les experts.

Ne supposez pas par un titre de poste ou de CV que chaque membre peut gérer facilement gérer chaque tâche. Certains auront besoin de votre mentorat et d’autres simplement de savoir quoi faire. Invitez donc les membres de votre équipe à déjeuner, prenez des pauses-café en tête-à-tête et commencez à demander à votre équipe de la bonne manière.

10. Faites les choses difficiles en premier

En tant qu’êtres humains, nous avons tendance à remettre à plus tard les tâches qui nous rendent nerveux. Nous allons passer toute notre journée à redouter la tâche à accomplir. Alors faites cette tâche en premier.

Commencez par les tâches les plus difficiles (autant que possible). Cela vous procurera plus de satisfaction personnelle et améliorera votre humeur toute la journée.

 

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